Bien réussir sa réunion de lancement

Nous avons tous connu  ces réunions, plus ou moins réussies, qui peuvent donner naissance à une équipe soudée, unie autour d’un projet commun, capable d’insuffler et porter le changement ou au contraire, annoncer une catastrophe dans la conduite du projet à venir, son acceptation, son succès et sa pérennité.

Cette réunion, ô combien stratégique, est la réunion de lancement. Elle constitue le top départ officiel du démarrage d’un projet. Qu’il soit en mode marathon (programme de transformation qui courent sur plusieurs mois voire années) ou course de vitesse (diagnostic flash), l’important est de prendre un bon départ.

La réunion de lancement fait partie du processus d’acceptation du changement, en ce sens qu’elle représente un premier contact formel entre le projet et les acteurs concernés. Il faut donc la penser comme partie intégrante de la stratégie globale de communication permettant  aux acteurs impactés de s’approprier le projet et d’en devenir moteur.

Dans cette optique, elle est généralement précédée par une réunion de travail ou de cadrage en comité restreint, généralement avec le sponsor et le top management concerné, et sert de base à des futures réunions d’informations auprès d’une population élargie.

La réunion de lancement est donc une étape déterminante dans la réalisation d’un projet. A l’instar d’une conférence de presse du sélectionneur d’une équipe sportive, c’est le moment où l’on doit convaincre, rassurer, véhiculer une image positive, pour embarquer les acteurs du projet et s’assurer de leur soutien. Chacun sait qu’il est plus facile pour une équipe de relever un défi si elle est portée par des supporters qui croient en elle...

La réussite d’une réunion de lancement réside dans la qualité de sa préparation et de son animation.

     1.     La préparation

La préparation doit être efficace et judicieuse, pour cela, il ne faut pas perdre de vue l’objectif principal qui n’est autre que d’organiser le projet et s’assurer qu’il sera mené sur le chemin du succès.  Le défi à relever est de réunir toutes les conditions adéquates pour y parvenir.

La première chose à laquelle on pense est à bâtir un support de réunion. C’est effectivement indispensable pour assoir son discours, professionnaliser l’évènement et en laisser une trace écrite. Tout cela contribue à construire une image sérieuse et démontre l’importance que l’on attache à la réunion et par ricochet au projet.

Le support n’est là que pour servir l’objectif de la réunion, il doit donc répondre à quatre questions :

     -         De quoi parle-t-on ? Il s’agit de poser le cadre du projet. On rappelle l’ambition, le contexte dans lequel il se déroule et dont découlent les facteurs déclencheurs d’un tel projet et les enjeux qu’il porte.

     -         Avec qui réalise-t-on le projet ? Il s’agit de présenter les acteurs. On indique qui est en charge de quoi, sur quel périmètre, avec quelle(s) responsabilité(s).

     -         Quand doit-on réaliser les actions ? Il s’agit de détailler les actions dans le temps. On présente la planification des différentes phases du projet.

     -         Comment réaliser les actions dans les délais fixés ? Il s’agit d’apporter de la méthodologie. On détaille les différentes tâches que chacun a à réaliser, de façon chronologique, pour atteindre l’objectif. C’est en quelque sorte une feuille de route que l’on donne à chaque acteur du projet.

Ce support n’est pas une fin en soi ; il est en fait l’aboutissement d’un travail préparatoire de vérification et de validation des informations qui seront diffusées. Comme un journaliste vérifie ses sources avant de diffuser l’information, il s’agit de faire un travail d’investigation sur le fond.

En effet, durant cette réunion, il ne s’agit pas de faire polémique, mais de partager au sein d’une même équipe l’organisation globale, incluant les travaux à réaliser et les délais impartis, et présenter le rôle que chacun y joue. Il faut donc s’assurer de deux paramètres primordiaux : les acteurs sont préalablement informés et les délais sont tenables.

Vous avez peut-être déjà vécu la colère voire la panique d’une personne qui découvre en réunion qu’elle est responsable d’un chantier et qui ne sait comment elle peut assumer cette fonction en supplément de ses tâches courantes, surtout dans une période où elle est peu disponible. Ce que personne n’a pris la peine de lui dire auparavant, c’est que ses fonctions ont été revues durant cette période et qu’une équipe dédiée lui a été affectée pour assurer son nouveau rôle. Là, on frise l’incident diplomatique ! Cela parait évident, mais personne n’aime être mis au pied du mur…

Pour éviter ce genre de désagrément, et bien d’autres, certaines précautions sont à prendre :

     -         Identifier avec le top management les différents acteurs du projet pour les légitimer.

     -         Prendre connaissance des éventuels points de tension entre les différents acteurs. Chacun sait qu’il faut parfois composer avec un partenaire que l’on n’apprécie pas particulièrement. Autant le savoir à l’avance pour ne pas faire d’impair lors de la présentation d’équipe.

     -         Organiser avec le top management le poste de travail des acteurs concernés afin qu’ils puissent remplir pleinement leur rôle. Il s’agit bien souvent de libérer du temps pour le projet en déléguant provisoirement une partie de ses tâches courantes à un collègue, surtout dans le cas d’un acteur qui gère des activités récurrentes chronophages.

     -         S’informer des contraintes planning liées à l’activité des services de l’entreprise (ex : période de clôture dans le cas d’un projet comptable), à la disponibilité des acteurs (période d’absence…). Il s’agit de prendre en compte ces contraintes dans la planification  et ainsi rassurer les acteurs grâce à un planning réaliste.

La dernière étape, et néanmoins la plus importante, est de rencontrer au préalable chaque acteur du projet identifié, lui expliquer en quoi consiste son rôle, son planning d’intervention et le rassurer sur les moyens mis à sa disposition. Informer les acteurs au préalable est aussi un moyen de constater comment ils abordent ce projet, dans quel état d’esprit, et quelles sont leurs préoccupations. Ces indicateurs sont utiles pour prévoir l’animation de la réunion, notamment dans la façon d’aborder certains points, les messages que l’on veut faire passer.

Le support, de par son contenu, sert donc l’objectif principal de la réunion d’organiser le projet dans une dynamique du succès. Un support efficace est un support clair, structuré avec des informations fiables et une application réalistes. Il s'agit d'organiser un projet, il n’y a pas de place pour l’ambiguïté ou les zones de brouillard !

Néanmoins, si le contenu répond aux attentes, la forme n’est pas pour autant à négliger. Elle sert également à réunir les conditions favorables à l’atteinte de l’objectif, la cohésion d’une équipe dans l’adhésion au projet. Elle contribue à rendre le projet attractif en servant l’image que l’on souhaite lui associer, comme le dynamisme, l’innovation ou la sécurité.

De la même façon que lorsqu’on passe un entretien de recrutement, on soigne la présentation. En effet, on sait que l’image que l’on projette va influencer le jugement de notre interlocuteur, et cette image, forgée dans les premières minutes, est indélébile. Que l’on soit habillé costume Armani ou affublé d’un jean délavé et des baskets du dimanche pour venter notre expérience en matière de finance d’entreprise, notre discours et nos compétences sont identiques. Néanmoins, on comprendra aisément que notre interlocuteur ne reçoive pas le message de la même façon et que l’issue de l’entretien sera bien différente en fonction de notre tenue vestimentaire…

La forme utilisée dans le support doit donc prendre un compte plusieurs paramètres :

          - Les messages que l'on souhaite délivrer : si la transparence est un credo, mieux vaut éviter les grands textes à la Proust qui pourraient noyer l'information et la rendre opaque. Quelques mots clés sur un support indique tout de suite la tendance.
     - L’image que l’on souhaite donner au projet : le projet apporte la stabilité et la fiabilité du travail au quotidien ? Utilisez une association de mots – visuels représentant la sécurité. Le projet est synonyme de valeur ajouté ? Utilisez plutôt une association de mots – visuels représentant l’efficacité.
     - La culture de l’entreprise : si l’entreprise est jeune et innovante, à l’instar de start-up, il faut en traduire le dynamisme par un visuel, souvent une représentation graphique avec des coloris vifs, symbolisant le mouvement. En revanche, une entreprise plus conservatrice n’entendra rien à ce type de présentation et préfèrera du texte dans des paragraphes classiquement structurés et un visuel sobre.

L’important est que le support aide à captiver l’assemblée. Pour cela, il n’y a pas un support type, il y a des grandes lignes à respecter, à décliner en autant de supports qu’il y a de projets et d’entreprises.

Enfin un dernier point et non des moindres concernant la préparation de la réunion de lancement : il s’agit de son organisation, qui a un impact direct sur la façon dont on va mener la réunion et par conséquent la façon dont on va construire le support, dans son contenu et sa forme. Dans l’organisation, on retiendra deux points d’attention que sont le choix des participants et le format de la réunion.

Qui dit réunion, dit participants. On l’oublie souvent, mais le choix des participants est primordial. Pour ne pas faire de mauvais casting, il faut alors se poser la question suivante : à qui s’adresse la réunion de lancement ?

Certes, à l’équipe projet, mais parle-t-on d’une équipe restreinte, dans ce cas, seuls les responsables de chantiers sont conviés, ou de l’ensemble de l’équipe, dans ce cas, il s’agit d’inviter tous les acteurs, responsables de chantiers et leur équipe dédiée.

De plus, certains acteurs, collatéraux au projet, peuvent être conviés pour les intéresser au projet et leur faire comprendre les impacts qu’il pourrait avoir sur eux. Il n’est pas rare d’inviter un responsable commercial pour un projet de réorganisation du juridique dans des organismes de crédit. En effet, même si les commerciaux ne sont pas partie prenante au processus juridique, son évolution a des impacts sur leur travail au quotidien, par exemple dans les délais d’attribution des crédits et des conditions de ventes.

Il conviendra de s’assurer que la réunion répondra aux attentes des participants et que les messages que l’on veut faire passer sont alignés sur la population invitée. Pour éviter tout risque d’incompréhension, il est préférable d’envoyer, quelques jours auparavant, aux participants, un ordre du jour de la réunion et une brève explication de son objectif et des résultats attendus.

La réunion de lancement est un évènement particulier hybride entre une réunion d’information et une réunion de travail. C’est un moment de partage et d’échange entre les acteurs du projet, mais il ne s’agit en aucun cas de débat et traitement de cas particuliers.

C’est un peu le même principe qu’une réunion d’information dans les établissements scolaires. On vous explique comment va se passer l’année de votre chérubin, le programme au fil du le temps, les méthodes de travail et qui anime quoi. Vous pouvez poser des questions, demander des précisions, mais vous ne remettrez pas en cause les décisions, ni ne traiterez du cas spécifique de votre enfant qui a des difficultés d’apprentissage, de concentration ou que sais-je !

L’objectif est donc de bien rythmer la réunion et prévoir l’alternance entre les moments d’information et d’échange pour de capter l’attention et maintenir les participants dans un mode actif. Deux astuces pour cela, la première consiste à bien choisir la durée de la réunion : il faut prendre en compte la capacité de concentration des participants qui en moyenne commence à diminuer au bout d’une heure. La seconde astuce consiste à faire participer, de façon contrôlée et limitée, divers acteurs pour dynamiser le discours et rompre un rythme qui pourrait être monotone.

Une réunion bien préparée amorce une dynamique positive mais ne garantit pas la réussite de la réunion. Un facteur essentiel peut faire basculer son issue, c’est l’animation car même avec la meilleure préparation existante, un mauvais animateur peut faire tourner la réunion au cauchemar.

     2.     L’animation

L'animation d'une réunion de lancement doit être dynamique et entraînante. Elle contribue à faire s'impliquer les acteurs du projet et à s'engager durablement dans le changement. Pour cela, l'animateur doit convaincre les participants, acteurs du projet, de l'importance de leur rôle dans la réussite du projet. Il doit donc les :

     -    Informer sur ce que l’on attend d’eux dans l’environnement propre au projet.

     -         Rassurer sur leur capacité à mener à bien leur mission.

     -         Projeter dans leur futur rôle.

     -         Guider dans la réalisation de leurs tâches.

     L'animation d'une réunion de lancement doit être dynamique et entraînante. Elle contribue à faire s'impliquer les acteurs du projet et à s'engager durablement dans le changement. Pour cela, l'animateur doit convaincre les participants, acteurs du projet, de l'importance de leur rôle dans la réussite du projet. Il doit donc les :

L’animateur est également garant de la bonne livraison des messages, il doit s’assurer de la bonne compréhension de l’organisation (tâches, délais…) et de l’environnement (enjeux, contraintes…). Il doit être à la fois :

     -         Clair : exposer les faits de façon simple et structurée. Une problématique bien comprise permet de gagner du temps sur l’explication de la conduite à tenir et des options choisies.

     -         Concis : éviter les longs discours sous peine de diluer voire de perdre le message. Une explication brève est plus facilement retenue.

     -         Favoriser les échanges : faire preuve d’écoute et savoir animer les interventions. Une  personne qui peut s’exprimer se sent plus concernée et impliquée.

     -         Ferme : savoir imposer les décisions validées. Une position clairement tenue évite des débats stériles, improductifs et polluants.

Le choix de l’animateur est donc essentiel car ce dernier doit, au-delà du rôle qu’il doit jouer, s’adapter à la situation, au contexte et à la culture d’entreprise. En effet, on n’engage pas un croquemort pour animer un mariage !

Vous l’aurez compris réussir une telle animation, prenant en compte l’ensemble des paramètres n’est pas chose aisée. C’est pourquoi il est préférable d’opter pour une co-animation, ou plutôt des interventions ponctuelles durant l’animation de la réunion. Il ne faut pas perdre le fil rouge de la réunion et garder le cap avec une cohésion d’ensemble.

Le meilleur des dispositifs, consiste à composer avec différents acteurs en répartissant clairement les rôles de chaque intervenant ; chacun ayant un objectif précis :

     -         Le « monsieur loyal » : il orchestre l’ensemble de la réunion et garantit son bon déroulement et l’atteinte de l’objectif de la réunion, soit la bonne compréhension de tous de son rôle et des actions à mener pour garantir le succès du projet. Il est pédagogue.

     -         Le sponsor : il est le symbole de l’implication du top management et de l’importance donné au projet. Il est garant de l’engagement pris auprès des différents acteurs pour leur permettre la réussite de leur intervention. Il est ferme

     -         Les responsables des différents chantiers propres au projet : ils impulsent une dynamique dans la conduite des travaux. Ils rassurent, grâce à leur proximité avec leurs équipes, sur la faisabilité des tâches affectées.  

Alors, réussir sa réunion de lancement, compliqué ? Surement pas plus que bien réussir n’importe quelle réunion. Mais il ne faut pas se tromper de challenge : la réunion de lancement représente la première pierre de l’édifice sur lequel va se bâtir le projet. Si les fondations ne sont pas solides, la construction s’avèrera compliquée. Elle ne sera certes pas impossible à réaliser, mais il faudra composer avec de nombreuses réparations qui seront consommatrices de temps, et souvent d’argent dans un projet, et le résultat final ne sera peut-être pas aussi esthétique qu’attendu. Il n’y a bien que la Tour de Pise, dont le coté bancal fait tout son charme… !

Déborah Flahaut

Tendance Transfo